La función de contabilidad de Guesty es una función premium. Póngase en contacto con nosotros para hablar sobre su activación.
Qu es la contabilidad fiduciaria?
Cuando una empresa debe custodiar el dinero de otras personas, la ley exige que dicho dinero se mantenga en una cuenta bancaria denominada cuenta fiduciaria. En el sector hotelero, el dinero del husped se guarda en la cuenta fiduciaria hasta que se transfiere a otras entidades, a saber: usted (la empresa de gestin hotelera), el propietario, las autoridades fiscales y los proveedores de servicios externos.
Dado que la PMC administra fondos (a veces cantidades muy grandes) que deben pagarse a diferentes partes interesadas, en cualquier momento dado necesitan:
- Deben tener la certeza de que cuentan con la cantidad de fondos necesaria para cumplir con todas sus obligaciones.
- Poder identificar en cualquier momento quin es el propietario de los fondos en la cuenta fiduciaria.
- Asegrese de que no mezclen los fondos (la mezcla de fondos se produce cuando se pagan los gastos de una parte interesada con los fondos de otra parte interesada).
- Proteja a los huspedes para que no pierdan su dinero si el anfitrin del alquiler a corto plazo quiebra o no paga sus gastos.
- Asegrese de que estn pagando todos los impuestos y tasas aplicables.
Nuestra solucin de contabilidad utiliza la contabilidad fiduciaria para realizar todo esto, haciendo un seguimiento de la propiedad de los fondos para mltiples partes interesadas a medida que los fondos se mueven a travs de nuestro sistema. La contabilidad estndar no sera suficiente, porque solo registra las ganancias y prdidas de una nica entidad .
Buenas prcticas recomendadas: Cuentas separadas
Utilizar una transferencia bancaria fsica entre dos cuentas bancarias diferentes es el mtodo ms seguro y sencillo, ya que elimina la necesidad de cuentas de compensacin complejas para cada transaccin.
- #1 Fiduciary Account: All rents and deposits are received here.
- #2 Operating Account: All business expenses are paid from here.
- Transfer : A physical bank transfer is made from the fiduciary account to the operating account only for the exact amount of management fees earned (and approved reimbursements to owners).
- Accounting: This single transfer is recorded only once as a cash movement transaction in each system: a withdrawal in the trust and a deposit in the operating account. This simplifies and regulates the rest of your accounting.
Using a single bank account is not compatible with fiduciary accounting. Combining operating and fiduciary accounting in a single bank account generates unnecessary double entries, increases workload, and fosters confusion. The use of separate accounts provides clear financial boundaries and simplifies both accounting and reconciliation by isolating client funds from company funds.