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¿Qué es la contabilidad fiduciaria?
Cuando una empresa debe custodiar el dinero de otras personas, la ley exige que dicho dinero se mantenga en un tipo de cuenta bancaria denominada "cuenta fiduciaria". En el sector hotelero, el dinero del huésped se guarda en la cuenta fiduciaria hasta que se transfiere a otras entidades, a saber: usted (la empresa de gestión de la propiedad), el propietario, los impuestos y los proveedores de servicios externos.
Dado que la PMC administra fondos (a veces cantidades muy grandes) que deben pagarse a diferentes partes interesadas, en cualquier momento dado, necesitan:
- Asegurarse de contar con la cantidad de fondos necesaria para cumplir con todas sus obligaciones.
- Poder identificar en cualquier momento quién es el propietario de los fondos en la cuenta fiduciaria.
- Garantizar que no mezclen los fondos (la mezcla de fondos se produce cuando se pagan los gastos de una parte interesada con los fondos de otra parte interesada).
- Proteger a los huéspedes para que no pierdan su dinero si el anfitrión del alquiler a corto plazo quiebra o no paga sus gastos.
- Garantizar que estén pagando todos los impuestos y tasas aplicables.
Nuestra solución de contabilidad utiliza la contabilidad fiduciaria para realizar todo esto, haciendo un seguimiento de la propiedad de los fondos para múltiples partes interesadas a medida que los fondos se mueven a través de nuestro sistema. La contabilidad estándar no sería suficiente, porque solo registra las ganancias y pérdidas de una única entidad.
Buenas prácticas recomendadas: Cuentas separadas
Utilizar una transferencia bancaria física entre dos cuentas bancarias diferentes es el método más seguro y sencillo, ya que elimina la necesidad de cuentas de compensación complejas para cada transacción.
- #1 cuenta fiduciaria: Aquí se reciben todos los alquileres y depósitos.
- #2 cuenta operativa: Todos los gastos del negocio se pagan desde aquí.
- Transferencia : Se realiza una transferencia bancaria física desde la cuenta fiduciaria a la cuenta operativa únicamente por el importe exacto de las comisiones de gestión devengadas (y los reembolsos aprobados a los propietarios).
- Contabilidad: Esta única transferencia se registra solo una vez como una transacción de movimiento de efectivo en cada sistema: un retiro en el fideicomiso y un depósito en la cuenta operativa. Esto simplifica y regula el resto de su contabilidad.
Utilizar una sola cuenta bancaria no es compatible con la contabilidad fiduciaria. Combinar la contabilidad operativa y la fiduciaria en una sola cuenta bancaria genera una doble entrada innecesaria, aumenta la carga de trabajo y fomenta la confusión. El uso de cuentas separadas proporciona límites financieros claros y simplifica tanto la contabilidad como la conciliación al aislar los fondos de los clientes de los fondos de la empresa.