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Cuando una empresa debe retener el dinero de otros, la ley exige que este se mantenga en una cuenta bancaria denominada "cuenta fiduciaria". En el sector hotelero, el dinero del huésped se mantiene en la cuenta fiduciaria hasta que se transfiere a otras entidades, a saber, usted (la empresa de gestión de inmuebles, PMC), el propietario del inmueble, las autoridades fiscales y los proveedores de servicios externos (proveedores).
Dado que el PMC tiene en su poder fondos (a veces muy grandes) que deben pagarse a diferentes partes interesadas, en cualquier momento debe:
- Saber que tiene la cantidad correcta de fondos para cumplir con todas sus obligaciones.
- Poder identificar quién es el propietario de los fondos en la cuenta fiduciaria en cualquier momento.
- Garantizar que no mezcle fondos (la mezcla de fondos es cuando usted paga los gastos de una parte interesada con los fondos de otra parte interesada).
- Proteger a los huéspedes de perder su dinero si el anfitrión del alquiler a corto plazo quiebra o no paga sus gastos.
- Garantizar que esté pagando todos los impuestos y tarifas aplicables.
Nuestra solución de contabilidad utiliza la contabilidad fiduciaria para lograr todo esto, rastreando la propiedad de los fondos de múltiples partes interesadas a medida que estos se mueven a través de nuestro sistema. La contabilidad estándar no sería suficiente, ya que registra las ganancias y pérdidas de una sola entidad.