Administrar automatizaciones de mensaje

Las automatizaciones de mensajes de Guesty te permiten enviar el mensaje correcto en el momento oportuno. Configura un cronograma de Reserva, define las condiciones de Reserva que activan la automatización y las condiciones de los mensajes que activan mensajes específicos, y personaliza los mensajes con variables para crear y automatizar un sistema de comunicación personalizado.

Comprender la programación y expiración de mensajes

Las automatizaciones de mensajes se añaden a las reservas al confirmarse. Si una Reserva se confirma después de la hora de envío programada, el mensaje se enviará en el momento de la confirmación.

Los mensajes se programan según la hora de check-in/salida predeterminada del anuncio. Los cambios en la hora de llegada o salida de una reserva no afectarán la hora de envío programada. Si desactivas un mensaje automatizado antes de su hora de envío programada, caducará una vez transcurrido dicho plazo. Consulta los mensajes caducados en "Historial" del widget de mensajes automáticos de la Bandeja de entrada, marcados con una X blanca y la etiqueta "Caducado" al pasar el cursor sobre ellos. Los mensajes automáticos enviados a usuarios, contactos o personal de limpieza no se muestran en la Bandeja de entrada. Utiliza el Registro de actividad para realizar un seguimiento de todas las actualizaciones de tus automatizaciones de mensajes.

Crear una automatización de mensaje

Sigue las instrucciones para crear o eliminar una automatización de mensaje.

Paso a paso:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
2. En la barra de navegación superior, haz clic en el selector de modo y selecciona Modo de operaciones.
3. Haz clic en Automatizaciones y luego selecciona Mensajes.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en Agregar automatización de mensaje.
5. Utiliza una plantilla o crea una automatización de mensaje personalizada:
   • Para utilizar una plantilla de automatización de mensaje, haz clic en Usar plantilla junto a la automatización correspondiente.
     
   • Para crear una nueva plantilla de automatización de mensaje, haz clic en Crear personalizado en la esquina superior derecha y selecciona la opción correspondiente.

     Selecciona "Nueva Consulta creada" para crear una automatización de mensaje exclusiva para nuevas consultas. Esto es útil para agilizar la interacción y convertir las consultas en reservas confirmadas.

     Usuarios beta: Seleccionen "Nueva Reserva de propietario" para crear una automatización de mensaje exclusiva para propietarios. Otras opciones incluyen "Reserva de propietario modificada" y "Reserva de propietario cancelada ."

6. En la esquina superior izquierda, haz clic en para cambiar el nombre de la automatización del mensaje. Puedes cambiarlo en cualquier momento.
7. En "Seleccionar condiciones de flujo de trabajo", define las condiciones de Reserva que activarán la automatización del mensaje.
   
8. En la línea de tiempo de la Reserva, haz clic en el mensaje correspondiente para editarlo o haz clic en + Agregar mensaje para agregar un nuevo mensaje.

   

   Para eliminar un mensaje, pasa el cursor sobre el mensaje correspondiente en la línea de tiempo de la Reserva y haz clic . En la ventana emergente, haz clic en Eliminar.

9. Configura tu mensaje.

   Añadir condiciones del mensaje: En "Añadir condiciones", haz clic en +Añadir condición. Haz clic en Buscar para empezar a escribir el nombre de la condición o selecciónala en el menú desplegable.

   Puedes agregar Campos Personalizados con una respuesta de sí/no como condición del mensaje.
10. Haz clic en Guardar.
11. Guarda la automatización del mensaje como corresponde:
    • Para automatizar un nuevo mensaje, haz clic en Guardar y activar si estás listo, o haz clic en Guardar como borrador para activarlo más tarde.
    • Para una automatización de mensaje activa que se haya editado, haz clic en Guardar para reactivarla automáticamente o en Desactivar para devolverla al estado de borrador.
    • Para una automatización de mensaje desactivada que se haya editado, haz clic en Guardar y activar para activarla, o en Guardar para mantenerla como borrador y activarla más tarde.
12. En la ventana emergente, confirma la acción.

Configura tus mensajes

Puedes crear varios mensajes dentro de una automatización de mensaje. Puedes definir cuándo se enviará cada mensaje, quién lo recibirá y cómo se entregará. Puedes aplicar condiciones a mensajes individuales para activarlos.

Nombre del mensaje

El nombre del mensaje es solo para uso interno. Aparecerá en la cronología de automatización y en el widget de mensajes automáticos de la Bandeja de entrada.

¿Cuándo debe enviarse este mensaje?

Define el desencadenante del mensaje. Por ejemplo, al confirmarse la reserva o un día antes del check-in.

Añadir condiciones

Establece los mensajes que debe cumplir una Reserva para recibir el mensaje. Más información sobre cómo añadir condiciones a los mensajes. Por ejemplo, añade una condición que active el mensaje solo si la Reserva se ha pagado en su totalidad.

¿Quién lo recibirá?

Los destinatarios pueden ser Huéspedes, propietarios, contactos o miembros del equipo. También puedes crear Campos Personalizados para los destinatarios.

Ejemplo: puedes asignar un mensaje automatizado para informarte a ti mismo o a otro miembro del equipo sobre una Reserva recién confirmada:

1. Establece la sección “¿Cuándo debe enviarse este mensaje?” en Confirmación de reserva.
2. Establece la sección “¿Quién lo recibirá?” en Usuario y elige tu nombre u otro miembro del equipo.

¿Cómo se enviará?

Puedes elegir cómo enviar un mensaje: por canal de reserva, correo electrónico o SMS. Más información sobre enviar mensajes por SMS.

• Si eliges enviarlo por correo electrónico, incluye una línea de correo electrónico.
• Asegúrate de que el huésped tenga una dirección de correo electrónico o un número de teléfono válidos en los Datos de contacto si los mensajes automáticos están configurados para enviarse por correo electrónico o SMS.

Contenido del mensaje

Añade aquí el contenido del mensaje.

• Los mensajes pueden incluir variables para garantizar una comunicación personalizada durante todo el proceso de Reserva.
• Los mensajes enviados por correo electrónico ofrecen opciones adicionales, como agregar imágenes, archivos adjuntos y HTML.
• El formato de mensaje, como negrita y cursiva, solo se admite para mensajes enviados por correo electrónico.

Activar/desactivar una automatización de mensaje

Una vez que hayas creado una automatización de mensaje con al menos un mensaje, deberá activarla.

Para activar o desactivar una automatización de mensaje, cambia el interruptor a la derecha de la automatización correspondiente y confirma la acción en la ventana emergente.

Se agregará una automatización de mensaje activada, junto con sus mensajes, a todas las reservas relevantes existentes y futuras.

Una automatización de mensaje desactivada, junto con cualquier mensaje que aún no se haya enviado, se eliminará de todas las reservas relevantes.

Editar una automatización de mensaje

Para editar una automatización existente, haz clic en junto a la automatización del mensaje que deseas editar, selecciona Editar en el menú desplegable.

Realiza los cambios necesarios:

• Edita las condiciones de la Reserva.
• Selecciona el mensaje automatizado relevante, realiza los cambios necesarios en la configuración del mensaje y haz clic en Guardar.
• Para un mensaje nuevo, haz clic en +Agregar mensaje, configura tu mensaje y haz clic en Guardar.

Cuando hayas terminado de editar tu automatización, haz clic en Guardar y selecciona la opción correspondiente en la ventana emergente.

Si la automatización está activa, haz clic en Aplicar cambios.

• Los cambios seguirán aplicándose a los mensajes de las reservas que ya estén en mitad de estadía.
• Si los cambios se implementaron antes de su hora de envío programada, se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que coincidan con las condiciones de Reserva.
• Los mensajes que hayan pasado su tiempo de programación no se activarán.

Los cambios en las automatizaciones de mensajes inactivos se aplicarán a todas las reservas existentes y futuras que coincidan con las condiciones de Reserva.

Crear un mensaje automatizado para los propietarios

Sigue las instrucciones para crear un mensaje automatizado dentro de tu automatización de mensaje específicamente para propietarios.

Paso a paso:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
2. En la barra de navegación superior, haz clic en el selector de modo y selecciona Modo de operaciones.
3. Haz clic en Automatizaciones y luego selecciona Mensajes.
4. Busca la automatización del mensaje correspondiente y haz clic en .
5. Selecciona Editar en el menú desplegable.
6. Selecciona un mensaje automatizado existente o haz clic en + Agregar mensaje para crear uno nuevo.
7. Completa la información relevante. Personaliza tu mensaje con variables si es necesario.

   Importante:

   • ¿Quién lo recibirá?: selecciona Propietario en el menú desplegable.
     Esto asigna automáticamente el mensaje al propietario del anuncio donde se realizó la Reserva.
   • ¿Cómo se enviará?: al seleccionar cómo se enviará el mensaje, la información relevante se extrae del perfil del propietario. Asegúrate de guardar los Datos de contacto correctos.

8. Haz clic en Guardar.

9. Haz clic en Guardar en la parte superior derecha para aplicar los cambios.

Duplicar una automatización de mensaje

Puedes duplicar automatizaciones de mensaje, que incluyen condiciones y mensajes, para configurar rápidamente nuevos mensajes que reflejen los existentes. Esta función elimina la necesidad de empezar desde cero, lo que garantiza la coherencia y la precisión en todas tus automatizaciones. Puedes duplicar una automatización de mensaje las veces que necesites.

Para duplicar una automatización, haz clic en el icono de puntos suspensivos a la derecha de la automatización correspondiente y selecciona Duplicar en el menú desplegable. El sistema te redirigirá a una copia de la automatización del mensaje, donde podrás ajustarla según sea necesario. Haz clic en Guardar y actívala si está lista. Para guardarla como borrador, haz clic en Guardar y actívala cuando esté lista.

Notificar a los Huéspedes sobre modificaciones de Reserva

Puedes usar mensajes automáticos para notificar a los Huéspedes cuando se modifica una Reserva. Solo la primera modificación de una Reserva activa el mensaje. Los cambios posteriores no activarán mensajes adicionales. Una Reserva cancelada activa la automatización del mensaje para reservas canceladas, pero no afecta a los mensajes para reservas modificadas.

Crea una plantilla y prográmala para que se envíe automáticamente cuando se modifique una Reserva.

Los siguientes cambios de Reserva activarán el mensaje automatizado:

• Estado de las reservas

• Número de noches

• Número de Huéspedes

• Anuncio asignado

• Fecha y hora de Check-In