Los huéspedes llegan con asuntos pendientes con más frecuencia de la deseada: una reserva aún pendiente de confirmación, un pago que falló durante la noche, un formulario de check-in incompleto. El agente de control de preparación para el registro escanea las reservas de hoy y mañana, señala lo que falta y le proporciona una lista de tareas pendientes para cada llegada.
Limitaciones
Revise las siguientes limitaciones antes de utilizar el agente de comandos de preparación para el registro.
- Formulario de check-in: Los recordatorios para huéspedes se aplican a las cuentas que utilizan el formulario de check-in .
- Limpieza: El agente evalúa la disponibilidad para la limpieza únicamente en las cuentas que utilizan tareas de limpieza. Las cuentas que gestionan la limpieza por otros medios omiten esta verificación, por lo que el agente nunca marca una tarea faltante por error.
- Códigos de acceso: El agente no comprueba si faltan códigos de puerta u otra información de acceso.
- Pagos y confirmaciones: El agente informa sobre pagos fallidos, saldos pendientes y reservas no confirmadas, pero no carga a los huéspedes, no vuelve a intentar los pagos, no envía recordatorios de pago ni confirma las reservas.
Comprender el agente de comandos de preparación para el check-in
El agente de comandos de preparación para el check-in se ejecuta automáticamente una vez al día a las 18:00, hora de la zona horaria de su cuenta. El agente también se puede activar manualmente.
El agente escanea todas las reservas con fecha de check-in de hoy o mañana, ya sea con estado "Confirmado" o "Reservado". El período abarca ambos días calendario completos, por lo que un viaje temprano por la mañana incluye las llegadas de la tarde y la noche de mañana. El agente evalúa cada reserva según cuatro dimensiones:
- Confirmación: Marca como crítica una reserva que aún se encuentra en estado "Reservada", para que pueda ser confirmada antes del check-in.
- Pago: Señaliza los pagos fallidos y los saldos pendientes.
- Limpieza: Verifica las tareas de limpieza y la preparación para el cambio de huéspedes.
- Formulario de check-in: Genera un recordatorio para el huésped cuando el formulario de check-in está incompleto. Los recordatorios solo llegan al huésped después de que usted los apruebe.
Reservas del Propietario
Las reservas de Propietario y de Propietarios-huéspedes omiten dos dimensiones:
- Pago: A los propietarios nunca se les cobra.
- Formulario de check-in: El agente no verifica el estado del formulario ni prepara un recordatorio para el huésped.
La Confirmación y la Limpieza siguen aplicándose, y la nota de disponibilidad se sigue publicando para que su equipo vea que la reserva se ha escaneado.
Entienda qué sucede en cada ejecución.
La mayor parte de lo que hace el agente sucede sin su intervención. Solo los mensajes dirigidos a los huéspedes esperan su decisión.
Acciones automáticas
- Publica una nota interna de disponibilidad en el hilo de conversación de la Bandeja de entrada de cada reserva escaneada, incluidas las reservas que ya están listas, para que puedas confirmar que el proceso se realizó. Los huéspedes nunca ven estas notas.
- Publica una nota interna sobre una tarea de limpieza cuando la tarea se cancela o cuando el plazo es demasiado ajustado para el próximo check-in.
- Publica una nota interna cuando un huésped está esperando una respuesta de tu equipo, pidiendo al equipo que le recuerde al huésped el formulario al responder.
- Publica una nota interna cuando no se puede enviar un recordatorio al huésped porque no hay ningún canal disponible.
Acciones que requieren tu aprobación
Los recordatorios del Formulario de check-in son la única acción que interactúa con el huésped y nunca se envían automáticamente. El agente hace una pausa y presenta una tarjeta de aprobación con un elemento por reserva que aún necesita un recordatorio. Puedes aprobar, rechazar o editar el mensaje sugerido antes de que se envíe. Se aplican dos límites a cada ejecución:
- Plazo de aprobación: 24 horas
- Volumen: Hasta 20 recordatorios por ejecución, comenzando con los check-ins más cercanos. Los recordatorios restantes se programarán para una ejecución posterior.
Tu decisión determina lo que ven el huésped y tu equipo:
| Tu decisión | Resultado |
|---|---|
| Aprobar, con o sin editar el mensaje. | El huésped recibe el recordatorio del formulario de check-in en el hilo de la Bandeja de entrada. |
| Rechazar | El huésped no recibe nada y una nota interna registra que no se envió el recordatorio. |
| No se ha recibido respuesta en 24 horas. | El resultado es el mismo que si se rechazara la reserva. La nota interna dice: "No se envió el recordatorio del formulario de check-in, el huésped no lo ha completado". |
Ejecute manualmente el agente de preparación para el check-in.
Además de la ejecución programada, puede activar el agente manualmente en cualquier momento desde el centro de agentes.
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, selecciona
Centro de agentes. - En la parte superior, selecciona la pestaña Operaciones.
- Haz clic en el icono de comando "Preparación para el check-in".
- En la sección "Cuando se ejecute", haz clic en Ejecutar ahora.
Reseña los resultados y el estado de la ejecución en el feed de actividad.
Reseña el feed de actividad
Sigue los pasos que se indican a continuación para reseñar tu historial de actividad, que muestra todas las veces que se ha ejecutado el agente.
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
- En el menú de navegación lateral, selecciona Centro de agentes.
- En el submenú de la izquierda, haz clic en Actividad del agente.
- Haz clic en la fila correspondiente con el nombre del agente para reseñar los detalles del informe en el panel lateral derecho.
Comprende el estado y los detalles del informe.
Cada ejecución muestra uno de dos estados:
- Listo: El agente ha terminado y no ha encontrado nada que requiera su decisión.
- Acción necesaria: Hay uno o más recordatorios del formulario de check-in pendientes de aprobación.
El informe resume todo lo que requiere atención antes de los próximos registros de entrada. Para obtener todos los detalles sobre una reserva en particular, abra la nota de preparación en su Bandeja de entrada. Mientras espera su aprobación, la nota muestra el estado del formulario de check-in como "Decisión en curso".