El agente de detección de excepciones de la Lista de verificación le ayuda a identificar problemas importantes que podrían pasar desapercibidos en las tareas completadas. Revisa las tareas que su equipo ha marcado como completadas y señala aquellas con elementos de la lista de verificación o notas de campo sin marcar, garantizando que no se pase nada por alto.
Cuando el agente encuentra una tarea completada con elementos sin marcar y una nota explicativa, propone una tarea de seguimiento para su revisión. Puedes aprobar, editar o rechazar estas sugerencias, lo que te da control total sobre las nuevas tareas que se crean.
Importante:
- El agente nunca crea una tarea sin tu aprobación explícita. Si no respondes a una tarea de seguimiento propuesta en un plazo de 24 horas, la sugerencia caduca y no se crea ninguna tarea.
- El agente no intenta adivinar el motivo de un elemento sin marcar si no se proporciona ninguna nota y, en esos casos, no propondrá ninguna tarea.
Limitaciones
Revisa las siguientes limitaciones antes de utilizar el agente de visualización de excepciones de la Lista de Verificación:
- Contexto de la nota: Una nota sobre una tarea es a nivel de tarea, no a nivel de elemento. El agente no puede determinar a qué elemento específico de la Lista de Verificación se refiere la nota.
- Generación de informes: Si una ejecución genera una sugerencia de tarea de seguimiento que requiere su aprobación, el registro de actividad de esa ejecución se generará únicamente después de que responda. Si no responde a la solicitud de aprobación, esa ejecución específica no generará un informe. Sin embargo, la tarea marcada se reevaluará en la siguiente ejecución programada.
- Errores en la creación de tareas: Si una tarea de seguimiento aprobada no se crea, el agente informará del error. La tarea no aparecerá como creada y deberá crearla manualmente.
Comprender el agente de detección de excepciones de la Lista de Verificación
El agente de detección de excepciones de la Lista de Verificación se ejecuta dos veces al día, a las 06:00 y a las 18:00, según la zona horaria de su cuenta. En cada ejecución, se revisan las tareas completadas desde la anterior. El agente también puede activarse manualmente.
Durante cada ejecución, el agente realiza lo siguiente:
- Lee las tareas que tu equipo ha marcado como completadas desde la última revisión.
- Identifica las tareas que se cerraron con elementos de la Lista de Verificación aún sin marcar o que tienen una nota de la persona que realizó el trabajo.
- Propone una tarea de seguimiento, con un título y una prioridad sugeridos, solo cuando una nota proporciona contexto sobre lo que salió mal.
- Crea una nueva tarea por cada sugerencia que apruebes e incluye todos los demás hallazgos en su informe, con un enlace directo a cada tarea marcada.
El agente está diseñado para evitar la creación de tareas de seguimiento duplicadas. Si una tarea previamente marcada ya tiene una tarea de seguimiento abierta, el agente la omitirá y la reportará como omitida.
Ejecute manualmente el agente de detección de excepciones de la Lista de verificación.
Además de la ejecución programada, puede activar el agente manualmente en cualquier momento desde el centro de agentes.
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, seleccione
Centro de agentes . - En la parte superior, seleccione la pestaña Operaciones .
- Haga clic en el mosaico de superficie de excepción de la Lista de verificación .
- En la sección "Cuando se ejecute", haga clic en Ejecutar ahora .
Revisa los resultados y el estado de la ejecución en el feed de actividad.
Revisa el feed de actividad
Sigue los pasos que se indican a continuación para revisar tu feed de actividad.
Paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Guesty .
- En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes .
- En el submenú de la izquierda, haga clic en Actividad del agente .
- Haga clic en la fila correspondiente con el nombre del agente para revisar los detalles del informe en el panel lateral derecho.
Comprenda el estado y los detalles del informe.
El informe tendrá uno de los siguientes estados:
- Listo: El agente se ejecutó correctamente y no encontró ningún problema que requiriera su aprobación.
- Acción necesaria: El agente ha propuesto una o más tareas de seguimiento que requieren su revisión.
El informe contiene un resumen de la ejecución y está dividido en secciones:
- Un resumen de cuántas tareas completadas fueron revisadas y cuántas fueron marcadas.
- Una línea para cada tarea marcada con un enlace a la tarea original.
- Una sección de seguimiento que detalla lo que se propuso, aprobó, creó, rechazó o se omitió por duplicado.
Revisar y resolver las tareas señaladas
El agente clasifica las tareas señaladas en tres grupos según sus hallazgos. La principal acción que quizás deba realizar es revisar las tareas de seguimiento propuestas.
Comprensión de los grupos de tareas señaladas
- Sin marcar, con una nota: La tarea se cerró con elementos de la lista de verificación sin marcar y una nota del miembro del equipo correspondiente. El agente utiliza el contenido de la nota para proponer una tarea de seguimiento pertinente para su aprobación.
- Sin marcar, sin explicación: La tarea se cerró con elementos sin marcar, pero sin ninguna nota. El agente informa de este hallazgo, pero no propone una tarea de seguimiento, ya que no hay forma de determinar por qué se dejaron los elementos sin marcar.
- Nota: La tarea se cerró con todos los elementos de la lista de verificación marcados, pero incluye una nota. El agente la marca como algo que podría ser útil leer, pero no la clasifica como una tarea incompleta.
Aprobar o rechazar una tarea de seguimiento:
Cuando el agente propone una tarea de seguimiento, esta aparece como una tarjeta de aprobación en el informe. Tienes 24 horas para responder antes de que caduque la sugerencia.
Paso a paso:
- Desde el historial de actividad del agente, localice la tarjeta de aprobación para la tarea propuesta.
- Reseña el título y la prioridad sugeridos para la tarea. Puedes editar el título directamente en el campo de texto para cambiar el nombre de la tarea creada.
- Elige una de las siguientes acciones:
- Haz clic en Aprobar para crear la tarea de seguimiento. Se creará una nueva tarea para la misma propiedad y el informe se actualizará para reflejar su creación.
- Haz clic en Rechazar para rechazar la sugerencia. No se creará ninguna tarea, pero el hallazgo original permanecerá documentado en el informe.
