Comprensión del agente detector de tarea de vacantes

El agente de detección de vacantes le ayuda a mantener la disponibilidad de la propiedad identificando las unidades que podrían necesitar una limpieza a fondo antes de la llegada del próximo huésped. Marca las propiedades que han estado vacías durante un período prolongado o que reciben su primera reserva y propone una tarea de preparación para cada una, lo que le permite programar de forma proactiva una inspección o una limpieza.

El agente solo crea una tarea después de que usted la apruebe. Nunca asigna tareas ni envía mensajes a los huéspedes.

Comprender el agente de detección de vacantes

El agente de detección de vacantes se ejecuta automáticamente todos los días a las 06:00. El agente también se puede activar manualmente.

Durante cada ejecución, el agente realiza lo siguiente:

1. Escanea los registros de entrada programados para los próximos siete días.
2. Identifica las propiedades que han estado vacías durante una semana o más desde la última salida, basándose en el historial del calendario de los últimos 30 días.
3. Identifica las propiedades recién activadas, creadas en los últimos 30 días, que hayan recibido su primera reserva.
4. Propone una tarea de preparación para cada propiedad marcada y espera su aprobación.
5. Crea las tareas que apruebes y genera un informe que muestra qué sucedió con cada propiedad marcada.

Cómo el agente cuenta los días vacíos

Un día se considera vacío solo si el calendario muestra la unidad como disponible. Cualquiera de las siguientes situaciones interrumpe la racha de días vacíos, por lo que una unidad bloqueada nunca se reporta como vacante:

• Una reserva
• Una estancia con el propietario
• Un bloqueo manual ("Mantenimiento", "Incorporación", "No vender" o "Desvinculado")
• Una reserva de toda la casa para padres

Si la unidad ya estaba vacía el primer día del historial escaneado, el informe muestra la longitud de la vacante como "30+ días" en lugar de un número exacto. El signo más indica que la vacante comenzó antes del período escaneado, por lo que la longitud real podría ser mayor.

Cómo el agente identifica nuevas propiedades

Una propiedad se considera nueva únicamente cuando se cumplen las dos condiciones siguientes:

• Se creó dentro del período de creación de nuevas propiedades (por defecto: los últimos 30 días).
• Su calendario no estaba ocupado en el rango escaneado.

La falta de datos en el calendario no se considera prueba de que una unidad esté vacía. Si el agente no puede leer el calendario de un anuncio, no informa de nada para esa propiedad en lugar de adivinar. Por lo tanto, que una propiedad no aparezca en el informe no es lo mismo que una propiedad sin resultados.

Cómo el agente evita tareas duplicadas

El agente revisa tus tareas existentes para que cada reserva tenga solo una tarea de preparación:

• Una reserva que ya tiene una tarea de preparación (abierta, completada o cancelada) no se vuelve a marcar. Cada reserva se actualiza una sola vez, no todas las mañanas hasta el check-in.
• Si el agente no puede leer las tareas existentes, no ofrecerá ninguna tarea en esa ejecución, y el informe lo indicará.
• Justo antes de crear una tarea aprobada, el agente vuelve a comprobar si ya existe una tarea de preparación, por lo que dos ejecuciones no pueden crear la misma tarea.

Ejecutar manualmente el detector de tareas de vacantes

Además de la ejecución programada, puede activar al agente manualmente en cualquier momento desde el centro de agentes.

Paso a paso:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Guesty.
2. En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes.
3. En la parte superior, seleccione la pestaña Operaciones.
4. Haga clic en el icono del detector de tareas de vacantes.
5. En la sección "Cuando se ejecute", haga clic en Ejecutar ahora.

Revise los resultados y el estado de la carrera en el feed de actividad.

Revise el flujo de actividad y apruebe las tareas.

Cuando el agente encuentra propiedades que requieren una verificación de preparación, el proceso se detiene y muestra una tarjeta de aprobación. Desde esa tarjeta, usted decide qué tareas se crearán.

Paso a paso:

1. Inicie sesión en su cuenta de Guesty.
2. En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes.
3. En el submenú de la izquierda, haga clic en Actividad del agente.
4. Haga clic en la fila correspondiente con el nombre del agente para revisar los detalles del informe en el panel lateral derecho.
5. En la tarjeta de aprobación, apruebe o rechace cada tarea propuesta. Apruebe antes de que la tarjeta caduque (aproximadamente 20 horas).

Comprender las tareas de preparación propuestas

El agente propone una tarea de inspección para cada propiedad marcada, con los siguientes detalles:

• Título: "Verificación de disponibilidad para {código de confirmación } en {propiedad }, antes del { fecha de check-in }"
• Prioridad: "Alta" si el huésped llega en un día; de lo contrario, "Media".

Cada tarjeta de aprobación incluye hasta 10 propiedades. Si se marcan más propiedades, las adicionales no se ofrecen en esa ejecución y el informe las marca para que pueda agregar una tarea manualmente.

Comprenda el estado y los detalles del informe.

Después de cada carrera, podrá encontrar el informe en su feed de actividad. El informe tendrá uno de los siguientes estados:

• "Listo": La ejecución se completó con éxito y ninguna propiedad requirió una comprobación de preparación.
• "Acción necesaria": Se han detectado propiedades con largos periodos de desocupación o reservas nuevas que podrían necesitar una inspección o una renovación antes de la llegada del próximo huésped.

El informe incluye un resumen con la siguiente información:

• Número de propiedades que necesitan atención
• Desglose por categoría (vacaciones prolongadas y/o primeras reservas de propiedades nuevas)

El informe detallado está organizado en dos secciones:

Cada sección enumera hasta 25 propiedades. Si hay más de 25 que cumplen los requisitos, el informe lo indica explícitamente.

Resultados de la tarea de preparación

Para cada propiedad marcada, el informe muestra uno de los siguientes resultados:

• Tarea de preparación creada: Usted aprobó la tarea y esta fue creada.
• Tarea rechazada: Usted rechazó la tarea.
• No se decidió a tiempo: La tarjeta de aprobación caducó antes de que se tomara una decisión, por lo que no se creó ninguna tarea.
• Aprobación cancelada: La aprobación fue cancelada, por lo que no se creó ninguna tarea.
• No se ofrece: La propiedad superaba el límite de 10 propiedades de la tarjeta de aprobación. Añada la tarea manualmente.
• No se pudieron leer las tareas existentes: No se ofreció ninguna tarea para evitar la creación de duplicados.
• La tarea de preparación ya existe: Usted aprobó la tarea, pero ya existía una tarea de preparación para la reserva, por lo que no se agregó ninguna tarea.
• No se pudo crear la tarea: Aprobaste la tarea, pero no se pudo crear o no se pudieron volver a revisar las tareas existentes. Agrégala manualmente.

Revisión y toma de medidas sobre las propiedades señaladas.

Tras revisar el informe, asigne las tareas de preparación creadas a su equipo para que cada propiedad marcada sea inspeccionada o actualizada antes de la llegada del huésped. Para las propiedades que no recibieron una tarea, como las que no se ofrecieron o en las que falló la creación, puede crear las tareas manualmente.