Comprender el agente detector de tareas obsoletas

El agente detector de tareas obsoletas te ayuda a identificar y eliminar las tareas automatizadas que se crean con frecuencia pero que rara vez se completan, reduciendo así el desorden en el flujo de trabajo de tu equipo.

Es un agente de solo lectura, lo que significa que solo proporciona recomendaciones y no cierra, edita ni reasigna una tarea por sí solo.

Limitaciones

• El informe identifica las tareas únicamente por su título. No menciona ni enlaza con la automatización, la plantilla o la configuración que las creó.
• El agente no nombra ni enlaza a propiedades individuales. Las propiedades aparecen solo como un recuento. Por ejemplo, "en 4 propiedades".
• Se excluyen dos tipos de tareas del análisis:
  • Tareas dentro de un plazo flexible y abierto.
  • Tareas vinculadas a una reserva próxima.
• El análisis abarca las tareas abiertas hasta un límite de página. Si se alcanza dicho límite, el informe indica que la clasificación se basa en una muestra del tablero. Si el informe no menciona esto, el análisis ha finalizado.

Comprender el agente detector de tareas obsoletas

El agente se ejecuta automáticamente una vez por semana, todos los lunes a las 8:00. También puede activarlo manualmente en cualquier momento.

Durante cada ejecución, el agente:

1. Analiza todas las tareas abiertas en tus propiedades.
2. Agrupa las tareas por título, excluyendo aquellas que se encuentren dentro de un plazo flexible o vinculadas a una reserva próxima.
3. Clasifica los títulos de las tareas según la cantidad de tareas sin terminar que tenga cada uno. Si dos títulos empatan, el que tenga más tareas pendientes ocupará un puesto más alto.
4. Genera un informe con los títulos de las tareas marcadas. Cada título incluye un enlace a una tarea representativa, tomada de la propiedad donde ha estado abierta durante más tiempo.

Ejecute manualmente el detector de tareas obsoletas.

Además de la ejecución programada, puede activar el agente manualmente en cualquier momento desde el centro de agentes.

Paso a paso:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Guesty .
2. En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes .
3. En la parte superior, seleccione la pestaña Operaciones .
4. Haz clic en el icono del detector de tareas obsoletas .
5. En la sección "Cuando se ejecute", haga clic en Ejecutar ahora .

Revisa el feed de actividad

Sigue los pasos que se indican a continuación para revisar tu feed de actividad.

Paso a paso:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Guesty .
2. En el menú de navegación lateral, seleccione Centro de agentes .
3. En el submenú de la izquierda, haga clic en Actividad del agente .
4. Haga clic en la fila correspondiente con el nombre del agente para revisar los detalles del informe en el panel lateral derecho.

Comprenda el estado y los detalles del informe.

Cada partida termina con uno de cuatro resultados:

• Hallazgos: Se han marcado uno o más títulos de tarea. El resumen muestra cuántos títulos están marcados y destaca el que presenta más problemas. La vista detallada muestra hasta 25 títulos marcados. Para cada uno, verá:

  • El título de la tarea. Por ejemplo, "Inspección mensual".
  • El número de tareas sin terminar bajo ese título.
  • El número de propiedades afectadas como recuento.
  • El número de días de retraso para la tarea más antigua.

  Este resultado se marca como "Requiere atención" si un título representa el 40 % o más de todas las tareas sin terminar señaladas, o si una tarea señalada tiene más de 30 días de retraso. En caso contrario, se marca como "Hecho".

• "Revisado, nada calificado": El agente revisó las tareas, pero ninguna cumplió con el umbral para ser marcada.
• "Ninguna tarea abierta": No hay tareas abiertas en el tablero en esta ejecución, por lo que no hay nada que reseñar.
• "No se pudo leer la lista de tareas": El proceso no puede acceder a la lista de tareas. Esto suele significar que faltan o se han revocado los permisos de las tareas.

Solo los resultados "Hallazgos" y "No se pudo leer la lista de tareas" pueden marcarse como "Necesita atención".

Reseñar y actuar sobre las tareas señaladas

Solo hay una acción recomendada: reseñar los títulos marcados. El agente nunca cierra, reasigna, reprograma, se jubila ni elimina nada en su nombre.

Paso a paso:

1. Identifique el título de una tarea que esté generando una gran cantidad de tareas sin terminar.
2. Haga clic en el enlace del informe para abrir la tarea correspondiente. Para saber qué está creando estas tareas, revise las reglas de sus tareas automatizadas.
3. Una vez que haya encontrado el origen del problema, edite o desactive la automatización para evitar que cree tareas innecesarias en el futuro.