Al habilitar y realizar una conciliación bancaria en la solución de contabilidad fiduciaria de Guesty, es posible que observe un ajuste tanto en su cuenta de efectivo como, en particular, en el libro mayor de su administrador de propiedad.
Antes de configurar las conciliaciones bancarias por primera vez, lea la siguiente información para comprender por qué se producen estos ajustes y las razones comunes de discrepancias significativas, como un saldo elevado que aparece después de la conciliación inicial.
¿En qué consiste el proceso de conciliación?
El proceso de conciliación de Guesty está diseñado para garantizar que el saldo de efectivo registrado en su sistema refleje con precisión los fondos reales depositados en su cuenta bancaria para su fideicomiso. Funciona tomando el monto de efectivo que figura en su sistema a una fecha específica, considerando las transacciones pendientes (depósitos o retiros que aún no se han reflejado en el banco) y comparando este saldo calculado del sistema con su saldo bancario real.
¿Por qué se realizan los ajustes?
Si existe una diferencia entre el saldo de efectivo calculado por su sistema y el saldo bancario, el sistema realizará un ajuste para que sus registros internos coincidan con su cuenta bancaria real. Más información a continuación sobre los diferentes tipos de ajustes.
Ajuste contra la cuenta de efectivo
Es sencillo: el sistema necesita ajustar su saldo interno de efectivo para que coincida con el saldo bancario verificado. Si el sistema cree que usted tiene $X, pero el banco muestra $Y, se registra un ajuste de ($Y - $X) en su cuenta de efectivo para corregir la discrepancia.
Ajuste contra el libro mayor/cuenta del administrador de la propiedad
Este es un punto crucial en la contabilidad fiduciaria. El administrador de la propiedad es, en última instancia, responsable de la salud financiera y la integridad de la cuenta fiduciaria.
Si la conciliación revela que no hay fondos suficientes en la cuenta fiduciaria para cubrir las obligaciones registradas del sistema, o si existe un superávit o déficit inexplicable, es responsabilidad del administrador de la propiedad abordar este problema.
Por lo tanto, cualquier ajuste necesario para cuadrar la cuenta fiduciaria (especialmente aquellos derivados de pasivos no gestionados o discrepancias históricas) se registra en el libro mayor del administrador de la propiedad. Esto garantiza que el gestor de propiedades sea responsable de reponer los fondos si hay un déficit o de gestionar cualquier excedente no contabilizado.
Razones comunes para realizar grandes ajustes
Un ajuste importante, por ejemplo un saldo de 3 millones de dólares, suele indicar discrepancias históricas significativas o saldos no gestionados en el sistema antes del proceso de conciliación. A continuación, se detallan las causas más comunes.
Depósitos anticipados con reservas ya realizadas
Guesty realiza un seguimiento de los depósitos anticipados, que son los fondos que los huéspedes pagan antes de su estancia. Si una reserva ya ha finalizado, pero aún muestra un saldo pendiente en "depósitos anticipados" (es decir, se desembolsaron más fondos de los que se cobraron o contabilizaron en esa reserva), se produce una inconsistencia. El sistema espera que estos fondos se mantengan en fideicomiso, pero es posible que ya se hayan pagado o que nunca se hayan conciliado por completo.
Impacto en el saldo de efectivo
Si se han desembolsado más fondos (por ejemplo, a un propietario, proveedor o gestor de propiedades) de los que se pagaron por una reserva, esto afectará negativamente el saldo de efectivo registrado en el sistema. El sistema cree que aún debería tener dinero que ya ha salido del banco.
Recomendación
Antes de realizar la conciliación, se recomienda encarecidamente garantizar que todos los depósitos anticipados de reservas pasadas (ya realizadas) estén a cero. Esto podría implicar ajustes manuales o investigar por qué persisten estos saldos.
Cuentas por pagar (AP) impagas que ya han sido liquidadas por el banco.
Guesty realiza un seguimiento de diversas cuentas por pagar, que incluyen importes adeudados a administradores de propiedad, impuestos y IVA, canales de pago y proveedores. Si las transacciones relacionadas con estas cuentas ya se han pagado o liquidado desde su cuenta bancaria, pero aún aparecen como "impagadas" en su sistema Guesty, se produce una discrepancia importante.
Impacto en el saldo de efectivo
El sistema considera que estos fondos aún deben pagarse y, por lo tanto, asume que siguen formando parte del saldo de efectivo de su cuenta fiduciaria. Sin embargo, dado que ya salieron de su banco, esto infla el saldo de efectivo que el sistema percibe en relación con su saldo bancario real. La conciliación deberá entonces reducir el saldo de efectivo del sistema, lo que generará un ajuste negativo significativo para que se ajuste a la realidad.
Recomendación
En la sección "Saldos", cree un pago para registrar estos pagos en los diferentes libros contables.
Unpaid owner balances or undisbursed funds
Si existen fondos adeudados a los propietarios que no se han desembolsado correctamente a través del sistema (aparecen como "impagados" en el sistema de desembolsos a propietarios), el sistema asume que estos fondos aún se encuentran en el fideicomiso. Del mismo modo, los saldos iniciales incorrectos de los propietarios u otras cuentas de pasivos pueden provocar que el sistema sobreestime los fondos que considera que debería tener en su poder.
Impacto en el saldo de efectivo
Al igual que con las cuentas por pagar, si estos fondos no se encuentran realmente en el banco, quizás debido a asientos históricos incorrectos o pagos manuales previos no registrados en Guesty, el saldo de efectivo del sistema se verá inflado. La conciliación corregirá esto mediante un ajuste significativo.
Recomendación
En la sección "Saldos", cree un pago para registrar estos pagos en los diferentes libros contables.
La importancia de los saldos correctos de los pasivos
El principio fundamental aquí es que su sistema de contabilidad fiduciaria debe reflejar con precisión no solo su efectivo, sino también todos sus pasivos: lo que debe a los propietarios, proveedores, autoridades de impuestos, etc.
Es fundamental que todos los saldos de sus pasivos estén correctos y actualizados en el sistema antes de iniciar el proceso de conciliación bancaria. Esto garantiza que el saldo de efectivo calculado por el sistema refleje con precisión solo los fondos que deberían estar en el fideicomiso para cubrir los pasivos conocidos. De esta manera, cualquier ajuste realizado por el sistema será mínimo y reflejará únicamente diferencias temporales reales o pequeños redondeos, en lugar de discrepancias históricas importantes.
Reconocemos que los ajustes importantes pueden resultar confusos. Para mejorar la transparencia, en el futuro se planea una cuenta de compensación. Esta cuenta se utilizará para todos los saldos iniciales, ajustes de saldo y correcciones de depósitos anticipados. Esto facilitará el seguimiento y la comprensión de cómo se obtienen estos saldos, lo que permitirá comprender mejor los ajustes de conciliación.
En conclusión, un ajuste de conciliación importante, como un saldo de 3 millones de dólares, es un claro indicador de que las cuentas de pasivos de su sistema (depósitos anticipados, cuentas por pagar, saldos de propietario) necesitan una revisión y corrección exhaustivas. Al garantizar la exactitud de estos saldos antes de la conciliación, puede minimizar los ajustes importantes y mantener una cuenta fiduciaria sana y transparente.
Si detecta algún ajuste significativo, centre su investigación en estas áreas clave para identificar y corregir las inconsistencias de datos subyacentes.