Die Buchhaltung von Guesty ist ein Premium-Service. Sie arbeiten mit einem persönlichen Ansprechpartner aus unserem Professional-Services-Team für Buchhaltung zusammen, der Ihre Anforderungen an die Buchhaltung ermittelt und Ihnen beim Einstieg hilft.
Die Buchhaltung von Guesty ist eine Plattform für Trust Accounting und kein vollständiges operatives Buchhaltungssystem. Erfahren Sie mehr über die Verwendung separater Bankkonten für Trust Accounting.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerrollen und Berechtigungen die Rolle „Administrator“ oder „Buchhalter“ umfassen, damit Sie Buchhaltungsinformationen aktualisieren können.
Der erste Schritt bei der Nutzung der Buchhaltung ist die Einrichtung Ihrer Geschäftsmodelle. Berechnungen in anderen Bereichen der Buchhaltung, etwa in Gästekonten, Berichten und Eigentümerabrechnungen, erfolgen alle auf Grundlage der Einrichtung Ihrer Geschäftsmodelle. Die Geschäftsmodelle sollten auf Grundlage Ihrer bestehenden Buchhaltungsstruktur erstellt werden, damit Sie Ihre Finanzen in Guesty reibungslos verwalten können.
Erfahren Sie mehr über die in Guesty verwendete Buchhaltungsterminologie.
Prüfen Sie die folgenden Punkte, um sich im Voraus auf Ihr Onboarding-Gespräch für die Buchhaltung vorzubereiten.
Tipp:
Laden Sie diese Tabelle herunter, um sie als Checkliste zu verwenden.
Erforderliche finanzielle und betriebliche Einrichtung
Die korrekte Einrichtung der Finanz- und Betriebsdaten ist entscheidend für eine reibungslose Integration und Funktionalität. Die folgenden Punkte sollten in Guesty eingerichtet sein, bevor Sie mit der Nutzung der Buchhaltung beginnen.
Informationen Ihres Guesty-Kontos verifizieren
Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensinformationen, einschließlich Adresse und Zeitzone, korrekt sind. Falls Änderungen erforderlich sind, finden Sie hier Details dazu, was Sie selbst ändern können und wann Sie uns kontaktieren müssen.
Steuerkonfiguration
Verifizieren Sie, dass die Steuern für alle Inserate korrekt konfiguriert sind.
Klären Sie, welche Steuern von den Kanälen und welche von der Immobilienverwaltung/dem Eigentümer abgeführt werden.
Einrichtung zusätzlicher Gebühren
Alle zusätzlichen Gebühren müssen in Guesty erfasst werden, bevor Sie ein neues Geschäftsmodell einrichten.
Gebühren sollten auf Kontoebene (unter Finanzeinstellungen) oder auf Inseratsebene konfiguriert werden, auch wenn sie erst in Zukunft angewendet werden.
Verbindung der Inserate
Stellen Sie sicher, dass alle Inserate mit den relevanten Buchungskanälen verbunden und synchronisiert sind.
Einrichtung der Eigentümer
Stellen Sie sicher, dass Eigentümer in Guesty hinzugefügt wurden und dass Sie jedem Inserat einen Eigentümer zuweisen. Inserate können keinem Geschäftsmodell zugewiesen werden, wenn ihnen kein Eigentümer zugewiesen ist.
Einrichtung der Kanalprovisionen
Richten Sie Kanalprovisionen für alle integrierten Kanäle ein, bevor Sie Reservierungen hochladen.
Richten Sie bei Vrbo nur dann eine Provision ein, wenn Sie das PPB-Modell (Pay per Booking) nutzen.
Wenn die Kanalprovision vor dem Hochladen der Reservierungen nicht konfiguriert ist, wird sie auf diese Reservierungen nicht angewendet.
Import und Bestätigung der Reservierungen
Vergewissern Sie sich, dass alle Reservierungen vollständig in Guesty importiert wurden.
Bestätigen Sie, dass die Reservierungsdaten vollständig und korrekt sind. Bestätigen Sie mindestens eine Reservierung pro Quelle (dies ist besonders wichtig bei hochgeladenen Reservierungen). Bestätigen Sie im Gästekonto jeder Reservierung unbedingt die folgenden Punkte:
- Gezahlter Gesamtbetrag
- Kanalprovision
- Unterkunftspreis
- Reinigungsgebühr
- Zusätzliche Gebühren
- Steuern
Reichen Sie bei Bedarf vorab ein Ticket beim Kundensupport ein, um Ungenauigkeiten zu korrigieren.
Anforderungen an die Geschäftsmodelle
Wann beginnt Ihr Geschäftsjahr?
Teilen Sie uns mit, in welchem Monat Ihr Geschäftsjahr beginnt. Wir richten dies im Backend ein, damit die Berichte seit Jahresbeginn (Year-to-Date) in Ihren Eigentümerabrechnungen korrekt sind.
Wie viele Geschäftsmodelle benötigen Sie?
Es ist wichtig, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, um die Anzahl der benötigten Geschäftsmodelle zu bestimmen. Beachten Sie, dass mehrere Inserate einem einzigen Geschäftsmodell zugewiesen werden können. Berücksichtigen Sie die folgenden Optionen:
- Gemäß Provision der Immobilienverwaltung
- Dies kann auf Grundlage eines Prozentsatzes erfolgen, zum Beispiel 15 %, 20 % oder 25 %
- Pro Eigentümer
- Pro Inserat/Unterkunft
- Auf Grundlage unterschiedlicher wiederkehrender Ausgaben oder Abbuchungen beim Eigentümer
Wann möchten Sie die Buchhaltung aktivieren?
Das Aktivierungsdatum der Buchhaltung bestimmt, ab wann das Geschäftsmodell auf Ihre Reservierungen angewendet wird und den Umsatzanteil kalkuliert. Reservierungen mit Check-in oder Check-out am oder nach dem Aktivierungsdatum sind in Ihren Eigentümerabrechnungen inbegriffen.
Wie kalkulieren Sie Ihre Nettomieteinnahmen?
Klären Sie die Nettomieteinnahmen (NRI) Ihres Unternehmens, indem Sie festlegen, auf welcher Grundlage Ihre Provision als Immobilienverwaltung kalkuliert wird. Beispiele:
- Nur Unterkunftspreis
- Unterkunftspreis + Zusatzgebühren
- Nettoeinnahmen (Unterkunftspreis abzüglich der Provision des Kanals)
Sie können pauschale Ausgaben auswählen, die als Abzug in Ihre NRI-Berechnung einfließen. (In der Pilotphase) Beziehen Sie prozentuale Ausgaben ein, z. B. Gebühren für die Zahlungsabwicklung.
Wie teilen Sie die Einnahmen aus Gebühren auf?
Bestätigen Sie den Umsatzanteil zwischen Immobilienverwaltung und Eigentümer für einfache und zusätzliche Gebühren. Zu den einfachen Gebühren zählen Stornierungs- und Reinigungsgebühren.
Haben Sie wiederkehrende Abbuchungen oder Ausgaben für Eigentümer?
Legen Sie gegebenenfalls wiederkehrende Abbuchungen oder Ausgaben für Eigentümer fest:
- Bestimmen Sie den Betrag oder Prozentsatz
- Legen Sie die Häufigkeit fest
- Gelten die Bedingungen für alle oder nur für bestimmte Quellen?
Welches Datum für die Umsatzerfassung bevorzugen Sie?
Wählen Sie Ihr Datum für die Umsatzerfassung aus den folgenden Optionen:
- Check-in
Die Transaktion wird beim Check-in erfasst, auch wenn der Gast vor dem Check-in-Datum bezahlt hat.
- Check-out
Die Transaktion wird beim Check-out erfasst, auch wenn der Gast vor dem Check-out-Datum bezahlt hat.
- Pro Nacht
Die Transaktion wird pro Nacht erfasst. Dabei wird für jede Nacht ein separater Buchungssatz erstellt. Beispiel: Wenn eine Reservierung vom 25. Mai bis zum 5. Juni dauert, wird die Transaktion für jede Nacht erfasst, obwohl die Nächte in zwei verschiedene Monate fallen.
Abrechnungsmethode
Verifizieren Sie, ob Ihre Abrechnungsmethode periodengerecht oder zahlungsbasiert ist.
Periodengerechte Abrechnung
Einnahmen und Ausgaben werden erfasst, wenn der Service erbracht wird, auch wenn die tatsächliche Zahlung noch nicht erfolgt ist. Sie können Einnahmen also bereits beim Check-in erfassen, auch wenn der Gast erst beim Check-out bezahlt. So können Sie beispielsweise Ihren Reinigungsanbieter bezahlen, bevor Sie beim Check-out die Zahlung des Gastes erhalten.
Zahlungsbasierte Abrechnung
Einnahmen und Ausgaben werden bei Erbringung des Service nur dann erfasst, wenn die tatsächliche Zahlung bereits erfolgt ist. Wenn Sie Einnahmen beim Check-in erfassen, der Gast aber noch nicht bezahlt hat, können Sie Ihren Reinigungsanbieter erst bezahlen, wenn der Gast bezahlt hat.